АНАЛІЗ стану обліково-статистичної роботи в Ленінському районному суді м. Миколаєва за 2023 рік

Відповідно до ЗУ «Про судоустрій та статус суддів» та на виконання основних напрямків роботи в Ленінському районному суді м. Миколаєва проаналізовано стан обліку статистичної роботи за 2023 рік.

За джерела отримання інформації при проведенні даного аналізу було взято: план роботи Ленінського районного суду м. Миколаєва, матеріали за результатами його виконання (довідки, узагальнення), звітність суду, протоколи зборів та оперативних нарад суду, нормативно – правові акти, що регулюють питання обліку та реєстрації судових справ, а також Методичні рекомендації щодо проведення аналізу обліково – статистичної роботи загальними судами.

1.Планування роботи суду та стан його виконання.

Планування роботи в Ленінському районному суді м. Миколаєва включає в себе сукупність організаційних заходів, перелік питань та завдань, які необхідно виконати та строки їх виконання.

План сформований у відповідності з примірними методичними рекомендаціями щодо їх складання, до якого внесені всі актуальні питання, з них: узагальнення судової практики, підвищення професійного рівня та ділової кваліфікації працівників апарату суду, обліково-статистична робота, перевірка роботи канцелярії суду, робота із зверненнями громадян, антикорупційне законодавство та інше.

Відповідно до планування проводилися заняття з працівниками апарату суду, де приділяли увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Інструкції щодо заповнення карток на осіб, відносно яких розглянуто кримінальні справи, Інструкції про порядок передачі справ до архіву, та інші нормативно-правові акти, перевірявся рівень знань працівників з обліково-статистичної роботи, та інше.

Кожен рік у суді за результатами звітного періоду складається аналіз з обліково-статистичної роботи та огляд даних судової статистики, які надсилаються для узагальнення до ТУ ДСА України в Миколаївській області та обговорюються на нарадах з працівниками апарату суду.

2.Впровадження та вдосконалення роботи з обліково-статистичної роботи в автоматизованій системі документообігу суду.

З 1 січня 2011 року відповідно до ЗУ «Про судоустрій та статус суддів», а також Положення про автоматизовану систему документообігу загальних судів, затвердженого Радою суддів України 26.10.2010 року № 30, в судах було впроваджено автоматизовану систему документообігу.

Всі працівники апарату суду та судді користуються автоматизованою системою документообігу загальних судів. Кожен з них працює в системі під своїм логіном і паролем, та мають право доступу до окремих розділів системи. Голова суду, керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду та головний спеціаліст з ІТ мають право повного доступу до всіх розділів системи.

Всі справи, які надходили до суду упродовж 2023 року, реєструвались та проходили автоматизований розподіл між суддями у системі документообігу суду КП «Д-3».

3.Працівники суду, які займаються первинним обліком і судовою статистикою у судах.

Організацію діловодства в Ленінському районному суді м. Миколаєва та ведення обліково – статистичної роботи суду забезпечує керівник апарату суду або особа, яка здійснює його повноваження.

Облік справ та матеріалів ведеться в комп’ютерній програмі «Д-3». Дані реєструються в обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах  із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої програми документообігу суду, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами, в редакції змін затверджених наказом ДСА України від 17.10.2023 № 485) та відповідно до вимог КП «Д-3».

Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів, забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було, але в окремих  картках  не  повністю були заповнені їх реквізити, також у поодиноких випадках зустрічались механічні помилки з правопису. Такі недоліки постійно усуваються. Обліково-статистичні картки, журнали та алфавітні покажчики зберігаються у електронних архівах. Після реєстрації всі справи і матеріали, передаються на розгляд суддям відповідно до процесуального законодавства.

Протягом перебування справи в провадженні судді секретарем судового засідання до програми вносяться відмітки про рух справи. Також секретарем вносяться відомості про учасників справи, які залучаються до участі на стадії судового розгляду.

Період знаходження справ в провадженні, дата набрання вироком, рішенням та постановою законної сили обліковується вірно.

Керівник апарату суду організовує і здійснює контроль за достовірністю, об`єктивністю та цілісністю подання статистичної інформації про роботу суду.

Відповідальною особою за складання статистичних звітів в Ленінському районному суді м. Миколаєва з березня 2023 року є головний спеціаліст  – Потужник Н.В.

4.Робота з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу в суді.

 Обов’язки по заповненню (в електронному вигляді) карток на осіб в КП «Д-3», стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, покладено на помічників суддів. Картки заповнюються в повному обсязі, всі пункти відповідають дійсності.

Судді, після набрання вироком законної сили, підписують картки на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальне провадження, електронним цифровим підписом.

5.Складання звітів за 2023 рік про стан здійснення правосуддя судом.

У статистичних звітах Ленінського районного суду м. Миколаєва відображається достовірна інформація про стан судимості та загальні дані роботи суду, які подаються вчасно до ТУ ДСА України в Миколаївській області згідно складеного графіка. Статистична звітність за 2023 рік складається у відповідності до Інструкції щодо форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими ( крім господарських) судами судових справ і матеріалів.

Усі квартальні звіти, аналізи, довідки та інформації за 2023 рік Ленінським районним судом м. Миколаєва надіслано до ТУ ДСА України в Миколаївській області у визначені строки, до ДСА України та Миколаївського апеляційного суду, згідно наявних програм.

Працівниками Територіального управління Державної судової адміністрації України в Миколаївській області надається потрібна допомога при виникненні питань при складанні статистичної звітності та питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та з інших питань. В 2023 році керівником апарату проводились наради з працівниками, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, щодо правильності та своєчасності складання статистичних звітів, наявності і виправлення помилок в обліково-статистичних картках та їх вплив на стан звітності суду в цілому.

Висновок.

В цілому стан обліково – статистичної роботи суду знаходиться на належному рівні, виявлені недоліки усуваються в робочому порядку, постійно ведеться робота по підвищенню професійного рівня працівників апарату суду.

Основними причинами недоліків в роботі є недостатнє знання положень чинного законодавства працівниками суду, відповідних інструкцій, якими повинні керуватися працівники апарату суду, які відповідають за первинний облік, втілення на практиці пред’явлених сьогоденням вимог, щодо впровадження та розповсюдження  інформаційних технологій в діяльності  суду, що потребує від співробітників апарату суду не тільки фахових знань у галузі юриспруденції, але й належної підготовки в роботі з комп’ютерною технікою.

 З метою недопущення в подальшій роботі помилок та недоліків при веденні первинного обліку необхідно:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;

-  планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи та діловодства, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення Інструкції щодо заповнення і подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», інших новел законодавства та змін Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;

- посилити контроль за первинною реєстрацією та обліком справ та матеріалів, які надійшли до суду;

- проводити перевірки на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;

- надавати пропозиції щодо удосконалення системи документообігу суду, спрощення побудови пошукових фільтрів, тощо;

- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду та провести огляд  даних про здійснення правосуддя Ленінським районним судом м. Миколаєва.

Керівник апарату Ленінського

районного суду м. Миколаєва                                             Ірина ПОЛІЩУК